– Den digitala maskintidsrapporteringen som hanteras av maskinförare, transportledare och administratörer på Skanskas bolag Schakt och Transport, har gett alla ett enhetligt arbetssätt, säger projektledare Jonas Andersson.
Det är ett och ett halvt år sedan som appen för maskintidsrapportering lanserades för 75 maskinförare av entreprenadmaskiner. Idag är dessutom ett 20-tal, av totalt cirka 80, inhyrda maskinförare från underentreprenörerna anslutna till systemet.
Med hjälp av maskintidsrapporteringen sker registrering av maskintid och fakturering av kunder digitalt. Något som har kapat både tid och kostnader samt gjort arbetsprocessen säkrare och tydligare.
Ett skräddarsytt system
Tidigare fyllde maskinförarna i en tresidig följesedel i ett block. En sida skulle levereras till arbetsplatsen, en till kontoret och den tredje fick föraren behålla själv. Nu sker allt med några knapptryckningar på mobilen.
Det nya sättet att tidsrapportera har inneburit förändringar i arbetssättet för såväl maskinförare som administratörer och transportledare. När transportledaren lägger en order i affärssystemet, kopplar transportledaren en maskin och dess förare samt en prislista till denna. Ordern, som också innehåller information till föraren, skickas till en app som föraren har installerad på sin mobiltelefon. Föraren registrerar sin tid i en tidrapport i appen och i slutet av veckan kontrolleras och signeras tidrapporten av arbetsplatsledningen direkt i appen.
I samband med signeringen skapas en digital följesedel som skickas till arbetsplatsen via mejl. Efter att transportledaren i nästa steg har kontrollerat tidrapporten, sker fakturering, med fastställda priser i prislistor som ligger i affärssystemet. Då allt sker digitalt kan arbetsplatsen få sin kostnad direkt efter att transportledaren har godkänt tidrapporten.
Fördelar för maskinförarna
Viktor Norbäck är en av maskinförarna, som både varit med vid arbetet att utforma appen och använder den nya tekniken dagligen, ser många fördelar med den.
– Att vi maskinister fick vara med och ta fram appen som är till för oss gör att den är användarvänlig. Jag knappar in maskinens timmar direkt varje dag och skulle jag ha glömt något så har jag ju alltid mobilen med mig och kan komplettera rapporten var jag än är, säger Viktor och påpekar att det inte var möjligt tidigare, då blocket med följesedeln kanske låg kvar i maskinen när han själv hade åkt hem.
Viktor, som kör en hjulgrävmaskin, säger också att platsen för att fylla i tillbehören inte alltid räckte till på pappret. Nu finns inga sådana begränsningar.
Att slippa skicka in kopior av rapporten till flera ställen är också något som han uppskattar.
– Andra fördelar är att jag direkt kan gå tillbaka i mobilen och kika på tidrapporten om exempelvis någon på kontoret ringer och har frågor. Vi kan se informationen samtidigt. Jag är väldigt glad att slippa papper och penna. Det nya sättet att tidsrapportera via en app har effektiviserat mitt jobb på flera sätt, säger han.
En snabb digital kedja
Hela processen sker digitalt och det går betydligt snabbare än tidigare i alla led. Jonas Andersson säger att tiden för fakturering har kortats med 2-3 veckor.
Den nya tekniken har också fört med sig ett helt nytt arbetssätt för administratörerna, som inte längre bara ägnar tid åt att knappa in fakturauppgifter manuellt.
– Nu fokuserar de mer på att istället uppdatera prislistor, sköta registren och att utbilda och supporta maskinförarna i användandet av den nya tekniken, säger Jonas.
Det sista steget i utvecklingsarbetet är att alla inhyrda underentreprenörer ska självfaktureras vilket är detsamma som att avräknas. Det innebär att istället för att underentreprenören skickar en leverantörsfaktura, så skapas leverantörsfakturan via affärssystemet. Fakturan baseras på vad som är tidrapporterat av underleverantören. För leverantörerna innebär det att de inte längre behöver skicka någon faktura för sina tjänster. De kommer istället att få ett underlag på självfaktureringen via mejl och får betalt efter 30 dagar. Lösningen är klar och tester är inplanerade.
– Med självfakturering tar vi kontrollen över kostnaden att hyra in maskiner samtidigt som det minskar det administrativa behovet. Vi får intäkterna före kostnaderna, vilket är väldigt bra för kassaflödet. Risken för felfakturering från leverantören försvinner också, säger Jonas.
Alla jobbar likadant
Målet med projektet har varit att skapa standardiserade arbetsprocesser. Att hyra ut och administrera maskiner sker idag genom en industrilik process.
– Vi kan hantera maskinuthyrningen storskaligt på ett enkelt sätt och vi har ett enhetligt arbetssätt på alla kontor. Det blir ordning och reda när allt hanteras i samma system och vi kan enkelt följa upp maskinens och tillbehörens ekonomi på en väldigt detaljerad nivå.